Hầu hết các điểm rò rỉ lợi nhuận không hề bị che giấu. Chúng chỉ không được kiểm tra. Một công cụ không ai dùng vẫn tiếp tục tính phí, một loạt báo giá nằm im không được theo dõi, và vài cuộc gọi nhỡ mỗi tuần không ai gọi lại. Một buổi rà soát ngắn hằng tháng sẽ phát hiện những điều này trước khi chúng thành tiền thật. Đây là chương trình 30 phút chúng tôi dùng với khách hàng, và cách áp dụng nó trong doanh nghiệp của bạn.
Vì sao hằng tháng, và vì sao chỉ 30 phút
Rà soát theo quý quá chậm. Đến khi bạn nhận ra vấn đề, bạn đã trả tiền cho nó ba lần. Rà soát hằng tuần lại quá nặng với hầu hết chủ doanh nghiệp, và thường bị bỏ qua khi mùa cao điểm bắt đầu. Hằng tháng là nhịp độ phù hợp: đủ thường xuyên để phát hiện sự trôi dạt sớm, đủ thưa để không thành gánh nặng.
Giữ trong 30 phút cũng quan trọng không kém. Một cuộc họp dài dễ dẫn đến thảo luận không đi đến đâu. Một chương trình ngắn và cố định buộc bạn nhìn vào cùng vài con số mỗi tháng, đưa ra một số quyết định và quay lại công việc. Giá trị nằm ở sự đều đặn, không phải ở độ sâu.
Cần chuẩn bị gì trước buổi họp
Buổi rà soát chỉ hiệu quả khi số liệu đã sẵn sàng trước khi mọi người ngồi xuống. Hãy nhờ quản lý văn phòng hoặc kế toán chuẩn bị một bản tóm tắt một trang trước một ngày. Không cần đẹp. Chỉ cần cùng một định dạng mỗi tháng để các thay đổi dễ nhận ra.
Nếu một số con số khó lấy, đó cũng là thông tin hữu ích. Một doanh nghiệp không dễ dàng biết tháng trước bị nhỡ bao nhiêu cuộc gọi thì có lẽ cũng chưa quản lý được chúng. Hãy bắt đầu với những gì bạn có, và bổ sung các phần còn thiếu trong vài tháng tới.
- Các khoản phí phần mềm và đăng ký trên thẻ và ngân hàng tháng trước
- Hóa đơn nhà cung cấp so với mức giá đã thỏa thuận
- Cuộc gọi nhỡ và không được trả lời, kèm số cuộc đã được gọi lại
- Báo giá còn mở quá 14 ngày và tổng giá trị của chúng
- Số khách hàng cũ đã được liên hệ cho bảo trì hoặc công việc lặp lại
Chương trình 30 phút
Mỗi lần đều chạy cùng một chương trình, theo cùng một thứ tự. Chi tiêu đi trước vì rà soát nhanh nhất, sau đó là theo dõi khách, rồi đến quyết định. Nếu một chủ đề cần nhiều thời gian hơn khung đã định, hãy ghi lại và hẹn một buổi trao đổi riêng thay vì để nó chiếm cả buổi rà soát.
- Phút 0 đến 5: các việc cần làm tháng trước, đã xong hay chưa
- Phút 5 đến 12: rà soát chi tiêu, khoản phí mới hoặc thay đổi
- Phút 12 đến 22: rà soát theo dõi khách, cuộc gọi, báo giá, khách cũ
- Phút 22 đến 28: quyết định hai hoặc ba hành động
- Phút 28 đến 30: giao người phụ trách và hạn chót cho từng việc
Cách rà soát chi tiêu
Với chi tiêu, bạn chỉ tìm những gì đã thay đổi. Quét các khoản phí mới, các khoản hiện có bị tăng, và bất cứ thứ gì sẽ gia hạn trong 30 ngày tới. Với mỗi khoản, hãy hỏi một câu đơn giản: chúng ta còn cần thứ này ở mức giá này không? Nếu câu trả lời chưa rõ, mặc định nên là tạm dừng hoặc hạ cấp cho đến khi có người chứng minh được lý do giữ lại.
Ví dụ, một công ty lợp mái có thể phát hiện một công cụ lên lịch thứ hai mà một nhân viên bán hàng đã đăng ký trong một tuần bận rộn. Trong buổi rà soát, đó là cuộc trao đổi hai phút. Nếu bỏ mặc, đó là vài triệu đồng mỗi năm mà không ai thực sự quyết định chi.
Cách rà soát việc theo dõi khách
Nửa sau của buổi rà soát, phần theo dõi khách, là nơi phần lớn doanh thu thu hồi được đến từ đó. Hãy xem ba điều: bao nhiêu cuộc gọi bị nhỡ và đã được gọi lại chưa, bao nhiêu báo giá đang nằm im chưa được liên hệ lần hai, và khách hàng cũ có đang được liên hệ cho bảo trì hoặc công việc lặp lại không.
Bạn không cố xử lý từng khách tiềm năng trong buổi họp. Bạn đang kiểm tra xem quy trình có hoạt động không. Nếu số cuộc gọi chưa được gọi lại tăng vọt, hẳn có điều gì đó đã thay đổi: thiếu nhân sự, quy tắc chuyển tiếp bị lỗi, hoặc một cài đặt điện thoại. Nếu báo giá còn mở chất đống, chuỗi theo dõi có thể đã dừng. Buổi rà soát cho bạn biết cần nhìn vào đâu.
Kết thúc bằng quyết định, không phải thảo luận
Vài phút cuối là quan trọng nhất. Chọn hai hoặc ba hành động, không hơn, và giao cho mỗi việc một người phụ trách và một hạn chót. Ghi chúng ở nơi mọi người đều thấy, và mở đầu buổi rà soát tháng sau bằng việc đánh dấu hoàn thành. Vòng lặp đó biến một cuộc họp thành kết quả.
Sau vài tháng, buổi rà soát sẽ nhanh hơn vì có ít thứ phải bắt hơn. Đó là dấu hiệu nó đang hiệu quả. Chi tiêu giữ ở mức bạn đặt ra, việc theo dõi khách đều đặn, và vấn đề lộ ra khi còn nhỏ.
Hãy bảo vệ khung giờ này trên lịch. Chọn một thời điểm cố định, chẳng hạn thứ Ba tuần thứ hai mỗi tháng, và coi nó như một cuộc hẹn với khách hàng. Nếu chủ doanh nghiệp không tham dự được, hãy để quản lý văn phòng điều hành và gửi bản tóm tắt ngắn. Một buổi rà soát diễn ra khi vắng bạn vẫn tốt hơn nhiều so với một buổi bị bỏ qua.