Phần lớn doanh nghiệp dịch vụ không mất biên lợi nhuận ở một chỗ lớn và dễ thấy. Họ mất dần vài triệu đồng mỗi lần, qua những khoản phí tự động gia hạn hằng tháng mà không ai để ý. Từng khoản riêng lẻ đều có vẻ không đáng kể, và đó chính là lý do chúng tồn tại mãi. Bài viết này điểm qua những khoản chi định kỳ thường gặp nhất ở các công ty dịch vụ hiện trường và đưa ra một cách đơn giản để bạn tìm ra chúng trong sao kê của mình.
Vì sao các khoản chi định kỳ nhỏ lại gây hại nhiều nhất
Một khoản chi một lần luôn được cân nhắc. Ai đó hỏi liệu nó có đáng không, duyệt rồi thôi. Một khoản chi định kỳ cũng chỉ được cân nhắc một lần, thường là từ nhiều năm trước, rồi âm thầm gia hạn mãi mãi. Doanh nghiệp thay đổi, đội ngũ thay đổi, công cụ thay đổi, nhưng khoản phí vẫn giữ nguyên hoặc tăng dần.
Lấy một ví dụ điển hình: một công cụ 2.054.000 ₫ mỗi tháng mà không còn ai dùng sẽ tốn khoảng 24,7 triệu ₫ mỗi năm. Năm công cụ như vậy là gần 130 triệu ₫ và với một công ty có biên lợi nhuận ròng 10 đến 15%, đó là lợi nhuận từ khoảng 910 triệu ₫ đến 1,3 tỷ ₫ doanh thu công việc đã hoàn thành. Tức là rất nhiều lượt dịch vụ chỉ để trả cho những thứ không ai mở ra.
Những “nghi phạm” quen thuộc trong doanh nghiệp dịch vụ hiện trường
Mỗi công ty mỗi khác, nhưng những nhóm chi phí giống nhau cứ lặp đi lặp lại khi chủ doanh nghiệp cuối cùng cũng ngồi xuống xem sao kê. Hầu hết đều bắt đầu từ những quyết định hợp lý, chỉ là sau đó không còn ai rà soát lại.
- Phần mềm chồng chéo, như hai công cụ theo dõi cuộc gọi, hoặc một CRM và một ứng dụng báo giá riêng làm cùng một việc
- Tài khoản của nhân viên cũ hoặc nhân viên thời vụ đã nghỉ từ nhiều tháng trước
- Đường dây điện thoại, số fax và số theo dõi gắn với các chiến dịch đã kết thúc
- Các tiện ích đội xe như gói GPS bổ sung, phí thẻ nhiên liệu và tính năng telematics không ai xem
- Hợp đồng marketing trọn gói và danh bạ trực tuyến không còn mang lại cuộc gọi
- Hợp đồng bảo hiểm, đồng phục và thuê thiết bị tự động gia hạn với giá cao hơn
Chi phí ẩn nấp ngay trước mắt như thế nào
Chi phí ẩn hiếm khi bị giấu có chủ đích. Chúng nằm rải rác trên nhiều thẻ, được tính phí theo năm nên mỗi năm chỉ xuất hiện một lần, hoặc hiện dưới tên công ty mẹ không khớp với tên sản phẩm. Một khoản phí mang tên đơn vị xử lý thanh toán gần như không thể nhận ra chỉ bằng một cái liếc.
Chúng cũng ẩn sau những khoảng trống về trách nhiệm. Quản lý văn phòng cài đặt công cụ lên lịch, một trưởng phòng kinh doanh cũ ký hợp đồng marketing, còn thẻ cá nhân của chủ doanh nghiệp thì trả tiền hosting website. Khi không ai chịu trách nhiệm cho một khoản phí, sẽ không ai đặt câu hỏi về nó.
Cuối cùng, việc tăng giá ẩn trong các lần gia hạn. Nhà cung cấp tăng giá 8% khi gia hạn, hóa đơn được thanh toán như lần trước, và con số mới trở thành mức bình thường mới.
Cách đơn giản để tìm chúng trong sao kê
Bạn không cần phần mềm đặc biệt cho lần rà soát đầu tiên. Hãy lấy sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng của 12 tháng gần nhất, bao gồm mọi thẻ từng được dùng cho công việc. Mốc 12 tháng quan trọng vì các khoản gia hạn hằng năm sẽ không hiện ra nếu chỉ xem ba tháng.
Sau đó lập một danh sách cơ bản trên bảng tính, mỗi dòng là một khoản phí định kỳ. Với mỗi khoản, ghi tên nhà cung cấp, số tiền, chu kỳ thanh toán, thẻ nào trả và ai trong công ty sử dụng nó. Dòng nào bạn không điền được cột cuối cùng chính là manh mối đầu tiên.
- Sắp xếp theo nhà cung cấp và tìm những tên xuất hiện trên nhiều thẻ
- Đánh dấu mọi khoản tính phí theo năm và ghi lại ngày gia hạn
- So sánh từng khoản với mức phí của 12 tháng trước
- Đánh dấu mọi khoản không có người phụ trách hoặc người dùng rõ ràng
- Nhóm các công cụ theo chức năng, như cuộc gọi, lên lịch hay xuất hóa đơn, để phát hiện trùng lặp
Quyết định cắt, giữ hay đàm phán lại
Khi đã có danh sách, mỗi dòng sẽ nhận một trong ba nhãn. Cắt nghĩa là không ai dùng hoặc đã có công cụ khác làm việc đó. Giữ nghĩa là nó được dùng, giá hợp lý và xứng đáng với chi phí. Đàm phán lại nghĩa là bạn cần nó, nhưng giá hoặc gói dịch vụ không còn phù hợp với cách bạn vận hành.
Hãy cẩn thận với những khoản cắt giảm ảnh hưởng đến vận hành hằng ngày. Trước khi hủy một công cụ, hãy xác nhận dữ liệu nằm ở đâu, có gì đang tích hợp với nó không, và ai sẽ nhận ra vào sáng thứ Hai. Xuất dữ liệu trước là một cách bảo hiểm rẻ. Ví dụ, với một công ty HVAC có 12 xe đang trả tiền cho hai công cụ theo dõi cuộc gọi, cách làm đúng thường là chọn công cụ mà nhân viên chăm sóc khách hàng thực sự dùng, chuyển các số theo dõi sang đó, rồi mới hủy công cụ còn lại.
Giữ lại khoản tiết kiệm sau khi tìm ra
Lần rà soát đầu tiên hầu như luôn tìm ra điều gì đó. Phần khó hơn là đảm bảo những chi phí đó không quay lại sau sáu tháng. Điều này phụ thuộc vào vài thói quen: một người phụ trách danh sách chi phí định kỳ, mọi gói đăng ký mới phải có người phụ trách cụ thể trước khi được duyệt, và ngày gia hạn được ghi vào lịch trước 30 đến 60 ngày.
Một buổi rà soát ngắn mỗi quý, dù chỉ 30 phút, thường đủ để phát hiện các khoản phí mới, tài khoản không dùng và việc tăng giá trước khi chúng trở thành mặc định. Mục tiêu không phải là cắt mọi thứ. Mà là đảm bảo mỗi đồng chi định kỳ đều là quyết định ai đó vừa đưa ra gần đây, chứ không phải từ nhiều năm trước.