Chi phí phần mềm ở doanh nghiệp dịch vụ thường tăng lên qua từng lần mua hợp lý. Một công cụ lên lịch ở đây, một ứng dụng đánh giá ở kia, thêm một tài khoản cho nhân viên điều phối mới. Một buổi rà soát tập trung có thể giúp bạn tìm ra công cụ trùng lặp, tài khoản không dùng và các gói đã vượt nhu cầu chỉ trong chưa đầy một giờ, miễn là bạn làm theo đúng thứ tự.
Trước khi bắt đầu: tập hợp danh sách
Buổi rà soát sẽ diễn ra nhanh khi thông tin đã nằm ở một chỗ. Dành mười phút lấy tất cả các khoản phí phần mềm từ sao kê ngân hàng và thẻ của 12 tháng gần nhất, cùng với các kho ứng dụng, tài khoản PayPal hoặc các khoản hoàn ứng nơi công cụ có thể đang ẩn nấp.
Đặt mỗi công cụ trên một dòng riêng với chi phí hằng tháng, chu kỳ thanh toán, tên gói, số tài khoản, ngày gia hạn và người quản lý. Nếu chưa biết một vài thông tin, cứ để trống. Những ô trống đó chính là một phần điều mà buổi rà soát cần làm rõ.
- Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng trong 12 tháng
- Thông tin đăng nhập quản trị của các nền tảng chính, như CRM và phần mềm dịch vụ hiện trường
- Danh sách nhân viên hiện tại, bao gồm những người mới nghỉ
- Mọi hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có điều khoản gia hạn
Bước 1: Tìm công cụ trùng lặp
Sắp xếp danh sách theo chức năng của từng công cụ thay vì theo nhà cung cấp. Các nhóm thường gặp là điện thoại và theo dõi cuộc gọi, lên lịch và điều phối, báo giá và xuất hóa đơn, thanh toán, đánh giá và uy tín, marketing và email, lưu trữ tệp.
Nhóm nào có từ hai công cụ trở lên đều đáng xem xét kỹ hơn. Nhiều nền tảng dịch vụ hiện trường hiện nay đã tích hợp sẵn những tính năng trước đây cần ứng dụng riêng, như đặt lịch trực tuyến, gửi yêu cầu đánh giá hoặc nhắn tin. Một ví dụ điển hình là công ty sửa ống nước trả tiền cho một công cụ đánh giá riêng trong khi nền tảng chính đã tự gửi yêu cầu đánh giá sau mỗi công việc. Thường thì một trong hai có thể bỏ đi.
Khi phát hiện trùng lặp, hãy giữ công cụ mà đội ngũ thực sự làm việc hằng ngày, không phải công cụ có danh sách tính năng dài nhất. Hỏi những người đang dùng trước khi quyết định, vì công cụ trông có vẻ thừa trên giấy đôi khi lại là thứ đang giữ một quy trình quan trọng.
Bước 2: Đếm tài khoản không dùng và không hoạt động
Đăng nhập vào trang quản trị của từng công cụ tính phí theo người dùng và so sánh số tài khoản đang hoạt động với đội ngũ hiện tại. Tìm nhân viên cũ, thợ thời vụ đã nghỉ từ cuối mùa hè năm ngoái, và những tài khoản dùng chung mà đến lúc nào đó lại được cấp tài khoản riêng.
Hầu hết nền tảng đều hiển thị lần đăng nhập gần nhất của từng người dùng. Ai không đăng nhập trong 60 ngày là ứng viên để xóa. Ví dụ, nếu một công cụ tính 1.040.000 ₫ mỗi tài khoản và bạn tìm thấy sáu tài khoản không hoạt động, đó là 6.240.000 ₫ mỗi tháng, tức gần 75,4 triệu ₫ mỗi năm, cho không gì cả.
Xóa tài khoản cũng quan trọng về mặt bảo mật. Nhân viên cũ còn tài khoản hoạt động vẫn có thể xem dữ liệu khách hàng, bảng giá và lịch làm việc.
Bước 3: Kiểm tra gói dịch vụ còn phù hợp không
Các gói được chọn tại một thời điểm nhất định. Có thể bạn đã nâng lên gói cao cấp vì một tính năng định dùng, hoặc vẫn đang ở gói khởi đầu và bị tính phí vượt mức mỗi tháng. Dù thế nào, gói hiện tại có thể không còn khớp với cách bạn thực sự làm việc.
Với mỗi công cụ chính, liệt kê các tính năng bạn dùng hằng tuần và so sánh với những gì mỗi gói bao gồm. Bạn có thể phát hiện mình đang trả tiền cho báo cáo nâng cao không ai mở, hoặc nâng lên một bậc lại giúp bỏ được một tiện ích bổ sung riêng và tổng chi phí thấp hơn.
- Chúng ta có đang trả tiền cho tính năng cao cấp không ai dùng không?
- Chúng ta có đang trả phí vượt mức hoặc phí sử dụng mà một gói khác đã bao gồm không?
- Thanh toán theo năm có giúp giảm giá cho công cụ chắc chắn sẽ giữ lại không?
- Có tiện ích bổ sung nào đang trùng với tính năng sẵn có của gói cơ bản không?
Bước 4: Xem lại ngày gia hạn và điều khoản hợp đồng
Một số khoản chi phần mềm lớn nhất của bạn có lẽ nằm trong các hợp đồng một năm hoặc nhiều năm. Đây là những khoản dễ bỏ sót nhất vì mỗi năm chỉ xuất hiện một lần, và khó thay đổi nhất nếu bạn phát hiện quá muộn.
Với mỗi hợp đồng, ghi lại ngày gia hạn, thời hạn báo trước cần thiết để hủy hoặc thay đổi, và liệu giá có sắp tăng không. Đặt nhắc nhở trên lịch 60 ngày trước mỗi lần gia hạn. Khoảng thời gian đó cho bạn đủ thời gian để hạ gói, giảm tài khoản hoặc đề nghị mức giá tốt hơn trước khi bị ràng buộc thêm một kỳ nữa.
Sau buổi rà soát: duy trì các thay đổi
Kết thúc bằng cách gắn nhãn cho mỗi công cụ là giữ, cắt, hạ gói hoặc đàm phán lại, và giao cho một người hoàn thành từng việc kèm thời hạn. Trước khi hủy bất cứ thứ gì, hãy xuất dữ liệu và kiểm tra các tích hợp để không có gì bị gián đoạn giữa một tuần bận rộn.
Sau đó đặt một quy tắc đơn giản từ nay về sau: không có phần mềm mới nếu chưa có người phụ trách cụ thể và chưa đối chiếu với những gì đang có. Lặp lại buổi rà soát này mỗi quý. Lần thứ hai sẽ mất ít hơn nhiều so với một giờ, vì phần lớn danh sách đã được lập sẵn.