Đổi nhà cung cấp rất phiền phức. Bạn phải đào tạo lại nhân viên, chuyển dữ liệu và chấp nhận rủi ro trục trặc giữa mùa cao điểm. Tin tốt là bạn thường không cần đổi mới có thể trả ít hơn. Phần lớn nhà cung cấp sẵn sàng giảm giá hơn là mất bạn, và một cuộc trao đổi được chuẩn bị kỹ có thể mang lại điều khoản tốt hơn trong khi vẫn giữ nguyên mọi thứ bạn đang phụ thuộc.
Vì sao nhà cung cấp thà đàm phán còn hơn mất bạn
Với hầu hết nhà cung cấp, giữ chân một khách hàng hiện tại rẻ hơn nhiều so với tìm khách hàng mới. Họ đã tốn chi phí để có được bạn, triển khai cho bạn và hỗ trợ bạn. Mất tài khoản của bạn nghĩa là họ phải bù doanh thu đó bằng một hợp đồng mới, vốn tốn cả thời gian lẫn tiền bạc.
Điều đó cho bạn nhiều lợi thế hơn bạn nghĩ. Các công ty phần mềm, nhà cung cấp thẻ nhiên liệu, dịch vụ đồng phục, công ty cho thuê thiết bị và thậm chí cả môi giới bảo hiểm đều có chút dư địa về giá, điều khoản hoặc ưu đãi kèm theo. Những người quản lý tài khoản bạn trao đổi thường có chỉ tiêu giữ chân khách hàng và được quyền linh hoạt để đạt chỉ tiêu đó. Việc của bạn là cho họ một lý do rõ ràng, hợp lý để dùng quyền đó.
Nắm rõ bạn đang trả gì và đang dùng gì
Trước khi liên hệ bất kỳ ai, hãy nắm cụ thể mối quan hệ hiện tại. Lấy hợp đồng, hóa đơn 12 tháng gần nhất và mọi dữ liệu sử dụng mà nhà cung cấp cung cấp. Ghi lại ngày gia hạn, thời hạn báo trước cần thiết và liệu giá đã tăng kể từ khi ký hay chưa.
Sau đó so sánh những gì bạn trả tiền với những gì bạn thực sự dùng. Một công ty trả tiền cho 25 tài khoản phần mềm nhưng chỉ có 17 người dùng thực tế, hay một hợp đồng đồng phục cho 20 thợ trong khi đội ngũ giờ chỉ còn 14 người, đã có lý lẽ rõ ràng trước cả khi bàn đến giá.
- Hợp đồng hiện tại và ngày gia hạn
- Thời hạn báo trước để hủy hoặc thay đổi
- Lịch sử giá trong hai đến ba năm qua
- Mức sử dụng thực tế so với mức bị tính phí
- Mọi sự cố dịch vụ, gián đoạn hoặc cam kết không được thực hiện
Nên so sánh với mức giá nào
Một đề nghị giảm giá sẽ thuyết phục hơn nhiều khi bạn có mốc tham chiếu. Những mốc hữu ích nhất là bảng giá công khai hiện tại của cùng sản phẩm, báo giá từ một hoặc hai đối thủ, và mức giá đang dành cho khách hàng mới. Khách hàng cũ trả nhiều hơn khách hàng mới cho cùng một gói là chuyện khá phổ biến.
Xin báo giá từ đối thủ không có nghĩa là bạn định đổi. Nó chỉ cho bạn biết mặt bằng thị trường. Ví dụ, nếu GPS đội xe của bạn có giá 910.000 ₫ mỗi xe và hai đối thủ báo giá 624.000 ₫ đến 702.000 ₫ cho tính năng tương tự, giờ bạn đã có một con số cụ thể, công bằng để mang vào cuộc trao đổi.
Hãy so sánh cả với lịch sử của chính bạn. Nếu giá đã tăng 20% trong ba năm trong khi mức sử dụng không đổi, riêng điều đó đã là một luận điểm hợp lý để nêu ra.
Cách đưa ra đề nghị
Hãy liên hệ 60 đến 90 ngày trước ngày gia hạn, khi bạn vẫn còn thời gian hành động nếu câu trả lời là không. Yêu cầu gặp người quản lý tài khoản hoặc bộ phận giữ chân khách hàng thay vì bộ phận hỗ trợ chung. Giữ giọng thân thiện và thẳng thắn: bạn thích sản phẩm, bạn muốn tiếp tục, nhưng mức giá hiện tại không còn phù hợp.
Hãy nói cụ thể điều bạn muốn. Một đề nghị rõ ràng như áp dụng mức giá cho khách hàng mới, bỏ các tài khoản không dùng, hoặc giữ nguyên giá năm ngoái thêm hai năm sẽ dễ được duyệt hơn một lời xin giảm giá mơ hồ. Nếu họ nói không thể giảm giá, hãy hỏi họ có thể làm gì thay thế.
- Giá thấp hơn hoặc khóa giá cho kỳ hợp đồng tới
- Giảm số tài khoản, số xe hoặc số đơn vị bị tính phí
- Tặng kèm tính năng cao cấp hoặc gói hỗ trợ không tính thêm phí
- Miễn phí cài đặt, phí vượt mức hoặc phí tiện ích bổ sung
- Thời hạn hợp đồng ngắn hơn hoặc điều kiện hủy linh hoạt hơn
Khi nào nên dùng phương án rời đi
Vị thế mạnh nhất của bạn là một lựa chọn thay thế thật sự mà bạn sẵn sàng dùng. Nếu bạn có báo giá cạnh tranh và đã tính kỹ việc chuyển đổi sẽ cần những gì, hãy nói rõ điều đó một cách bình thản. Nhà cung cấp phân biệt được đâu là lời dọa suông và đâu là khách hàng đã làm bài tập kỹ lưỡng.
Tuy vậy, đừng dọa rời bỏ một nhà cung cấp mà thực tế bạn không thể rời. Nếu một công cụ vận hành toàn bộ bảng điều phối của bạn trong mùa cao điểm, tốt hơn hết là đàm phán về số tài khoản, điều khoản và ưu đãi kèm theo, thay vì đặt cược cả doanh nghiệp vào một cuộc chuyển đổi bạn không muốn.
Chốt bằng văn bản và theo dõi ngày gia hạn
Khi đã đạt thỏa thuận, hãy yêu cầu xác nhận bằng văn bản, dưới dạng hợp đồng cập nhật hoặc email xác nhận ghi rõ giá mới, thời hạn và mọi ưu đãi kèm theo. Kiểm tra hóa đơn kế tiếp để chắc chắn thay đổi đã được áp dụng. Việc bộ phận thanh toán bỏ sót mức giá đã đàm phán là chuyện khá thường gặp.
Sau đó ghi ngày gia hạn của mọi nhà cung cấp lên một lịch chung với nhắc nhở trước 90 ngày. Đàm phán lại hiệu quả nhất khi là một thói quen, không phải một dự án làm một lần, và những công ty làm đều đặn thường trả ít hơn cho cùng dịch vụ qua từng năm.